Optymalizacja kosztów i wygoda podróży służbowych
Ponad 80% firm oszczędza, ale aż 42% nie jest zadowolone z efektów
We wstępie do raportu z badań, przeprowadzonych w 2007 roku przez firmę doradczą KPMG, na zlecenie American Express czytamy, iż kontrola kosztów to jedno z głównych wyzwań stojących przed firmami zarówno w okresie recesji, jak i w fazie dynamicznego wzrostu. Nieodłącznym elementem tego procesu jest zarządzanie wydatkami przeznaczonymi na usługi profesjonalne, reprezentację, czy wreszcie podróże służbowe.
Główne obszary, w których można dokonać optymalizacji kosztów podróży służbowych to zakup biletów lotniczych, zakup paliw dla floty, wynajem hoteli oraz długoterminowy najem pojazdów dla firmy. Według globalnego raportu przygotowanego przez The Economist Intelligence Unit tylko 16% firm nie oszczędza na podróżach służbowych. Podobnie sytuacja wygląda w Polsce. W rankingu dotyczącym głównych priorytetów w zarządzaniu wydatkami służbowymi na 3 i 4 miejscu plasują się oszczędności na transporcie oraz na noclegach w podróżach służbowych. Jednocześnie, jak wynika z przedstawionych wyników badań na rynku brytyjskim, gdzie 90% firm ma już określoną politykę dokonywania wydatków, aż 42% z nich nie jest zadowolone z efektywności zarządzania wydatkami (Raport dla American Express).
Polityka zarządzania wydatkami w firmie ma do zrealizowania trzy podstawowe cele, przy czym najważniejszym jest optymalizacja poziomu kosztów przy zachowaniu jakości nabywanych usług. Jak trudne jest to zadanie, zwłaszcza przy planowaniu podróży służbowych, wie każdy, kto chociaż raz zmierzył się z tym problemem.
Planowanie - z kalendarzem i kalkulatorem
Dobre zaplanowanie podróży biznesowej tylko pozornie wydaje się sprawa prostą i mało skomplikowaną, dlatego warto poświęcić temu zagadnieniu nieco więcej uwagi. W odróżnieniu od planów wakacyjnych, gdzie czas podróży jest ściśle wyznaczony terminem urlopu, a jedyną zmienną pozostaje miejsce odpoczynku, paradoksalnie, w przypadku podróży w interesach ilość niepewnych elementów dorównuje chyba tylko ilość zmian, jakie mogą nas zaskoczyć do momentu wejścia na pokład.
Dodatkowo, poważne ograniczenie stanowi budżet i czas przesiadki.
Wybór najlepszego połączenia powinien zapewnić optymalną kombinację trzech elementów: miejsca, czasu spotkania i ceny. W przypadku podróży służbowych planowanie odbywa się często na krótko przed wyjazdem, wtedy gdy czas, miejsce i wszyscy jego uczestnicy są już znani. Reguły te dotyczą zarówno dużych przedsiębiorstw, gdzie planowaniem i zakupem biletów zajmuje się oddelegowana osoba, jak i mniejszych firm, w których właściciel sam szuka najdogodniejszej opcji podróży.
Przykładowo, poszukując połączenia lotniczego na spotkanie biznesowe w godzinach przedpołudniowych w Brukseli, dobrze jest poszukać takiego przewoźnika, który zapewnia możliwość wylotu i powrotu tego samego dnia z kluczowych miast Polski do stolicy Belgii.
Jeżeli zdecydujemy się na podróż z SAS, cena biletu, obojętnie czy będzie on w taryfie podstawowej GO, czy w wyższej taryfie PLUS, pozwoli nam zaoszczędzić czas i koszty z trzech względów:
możemy wybrać najbliższe lotnisko odlotu w Polsce,
samoloty SAS lądują tylko na głównych lotniskach destynacji, co zapewnia szybki i dogodny transport do centrum miasta,
możliwość powrotu tego samego dnia sprawia, iż nie musimy ponosić dodatkowych kosztów związanych z noclegiem.
Kolejny ważny moment, nad którym warto się zastanowić, to właśnie wybór taryfy. Już sama nazwa taryf – GO i PLUS sugeruje, że będzie między nimi różnica w cenie.
Warto jednak, zanim wybierzemy tańszą, zastanowić się z przysłowiowym ołówkiem w ręku, czy tak rzeczywiście jest, w przypadku kiedy tak jak zaznaczyliśmy, istnieje wiele zmiennych warunkujących służbowe podróże.
Różnica w cenie na krótko przed datą podróży, jak możemy to prześledzić na stronie przewoźnika, i co obrazuje powyższy wykres, bez względu na to, czy lecimy bardzo rano, czy późnym wieczorem i jak długi jest czas przesiadki, wynosi maksymalnie ok 300 złotych.
Czy w tej różnicy kupujemy sobie po prostu miejsce z przodu samolotu, podczas krótkiej, bo ok. 3 i pół godzinnej (licząc z przerwą na przesiadkę w Kopenhadze) podróży z Warszawy/Poznania/Wrocławia/Gdańska do Brukseli?
Otóż nie. Wykupienie taryfy PLUS zabezpiecza nas przed poniesieniem kosztów, w przypadku gdy nasze spotkanie zostanie nagle odwołane, lub zostanie zmieniony jego termin lub godzina – ponieważ tego typu zmiany w obrębie PLUS – wynoszą…. jedynie wartość kosztu połączenia telefonicznego, by owej zmiany dokonać.
Jeśli wybrane przez nas godziny połączeń sprawiają, że mamy do dyspozycji dłuższy czas na lotnisku, bilet w PLUSie umożliwia korzystanie z poczekalni business lounge, czyli zapewnia możliwość pracy lub odpoczynek w spokojnej i komfortowej atmosferze, a także posiłki i kawę po które nie trzeba stać w kolejce. Należy także pamiętać, że taryfa PLUS oznacza podwójną ilość punktów w programie EuroBonus oraz 4% zniżki w postaci punktów w programie dla firm SAS Credits.
Zauważmy również, że decydując się na taryfę PLUS pasażer znacznie krócej oczekuje na bagaż po przylocie na lotnisko docelowe – bagaże rejestrowane podróżujących w klasie PLUS są przekazywane do odbioru w pierwszej kolejności.
Poza wszystkim jednak – taryfa PLUS to komfort pewności i spokoju - spokoju o to, że nasze ewentualne zmiany planów podróży służbowej nie spowodują strat w budżecie firmy, czy też konieczności czasochłonnych i kłopotliwych procedur odwołań/zmian rezerwacji.
Tak więc warto zastanowić się zanim wybierzemy opcję zakupu biletu, która z nich rzeczywiście okaże się najkorzystniejsza. Bo jak wskazuje doświadczenie biznesowe – umiejętność przewidywania sytuacji oraz szybkość reakcji na nieustanne zmiany, zawsze będą stanowić klucz do sukcesu.
