ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W KONKURSIE 
NA PARTNERA SAMOCHODOWEGO
PORTU LOTNICZEGO GDAŃSK IM. LECHA WAŁĘSY

1.    ORGANIZATOR KONKURSU
Organizatorem konkursu jest spółka Port Lotniczy Gdańsk Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Słowackiego 200, 80-298 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr: 0000075422, NIP: 5220010256, REGON: 010365722, kapitał zakładowy: 132.690.000,00 PLN, zwana dalej PLG lub Organizatorem.

2.     MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONKURSU
Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Gdańsk Sp. z o.o., ul. Słowackiego 200, 80-298 Gdańsk.

3.    PRZEDMIOT KONKURSU
Przedmiotem Konkursu jest wyłonienie Partnera Samochodowego Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy. Współpraca Stron będzie polegała na oddaniu przez Partnera do używania przez PLG samochodów na potrzeby usług VIP, służb operacyjnych (Follow me) oraz dwóch samochodów dla kadry zarządzającej, w zamian za usługi marketingowe świadczone przez PLG. 
Minimalne warunki jakie muszą spełniać samochody stanowi Załącznik nr 1 („Specyfikacja samochodów”).
Podstawowy zakres świadczeń marketingowych PLG stanowi Załącznik nr 2 („Świadczenia marketingowe”).

4.    WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE 
4.1.    Uczestnicy
W Konkursie na równych warunkach mogą brać udział przedsiębiorcy (w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców), będący dealerami samochodów, spełniający warunki udziału w postępowaniu konkursowym oraz nie podlegający wykluczeniu.
4.2.    Warunki udziału w Konkursie: 
4.2.1.     W Konkursie mogą wziąć udział Uczestnicy, którzy posiadają w swojej ofercie:
a)    samochody osobowe marki premium lub o podwyższonym  standardzie dostosowanym do obsługi pasażerów VIP, z preferencją samochodów z napędem elektrycznym bądź hybrydowym, 
b)    samochody osobowe na potrzeby służb operacyjnych (Follow me) z podwyższonym nadwoziem samochodowym, umożliwiającym wyższą pozycję siedzenia, dającą lepszą widoczność oraz łatwiejsze wysiadanie,
c)    samochody dla kadry zarządzającej, z preferencją samochodów hybrydowych lub hybrydowych typu plug-in,
spełniające warunki określone w Załączniku nr 1 („Specyfikacja samochodów”).
4.2.2.    W celu potwierdzenia przez Uczestnika spełnienia powyższych warunków udziału w Konkursie należy przedstawić Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie (dalej również Wniosek), zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3. 

4.3.    Wykluczenie z udziału w Konkursie
4.3.1.    Z udziału w Konkursie wyklucza się:
1)    Uczestnika, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw wykluczenia;
2)    Uczestnika, w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2022 r. poz. 23 09 t.j.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Uczestnika, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz.U. z 2022 r. poz.1520 t.j.);
3)    podmioty figurujące w rejestrze dłużników niewypłacalnych lub w rejestrze dłużników prowadzonym przez biura informacji gospodarczych, o których mowa w przepisach o udostępnianiu informacji gospodarczych;
4)    Uczestników, którzy zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu;
5)    Uczestników, którzy wykonywali czynności bezpośrednio związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Uczestników w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;
6)    Uczestników, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania konkursowego;
7)    Uczestników, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie. 

Zaistnienie którejś z powyższych przesłanek stanowi podstawę wykluczenie Uczestnika z udziału w postępowaniu konkursowym na każdym jego etapie.

4.3.2.    W celu wykazania przez Uczestnika braku podstaw wykluczenia należy złożyć oświadczenie o treści jak wskazane w Załączniku nr 1. W razie uzasadnionych wątpliwości, Organizator zastrzega sobie możliwość żądania od Uczestnika przedłożenia odpowiednich dokumentów na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia na każdym etapie postępowania konkursowego.

5.    POSTĘPOWANIE KONKURSOWE
5.1.    Komisja konkursowa
5.1.1.    W zakresie ustalenia szczegółowych zasad współpracy Komisja konkursowa będzie prowadzić prace, w tym negocjacje z Uczestnikami Konkursu, w ramach 1 zespołu. 
5.1.2.    Komisja konkursowa podczas niejawnych posiedzeń dokona oceny złożonych Wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie oraz ofert pod względem ich kompletności oraz zgodności z Zaproszeniem i dokona oceny formalnej i merytorycznej spełniania warunków udziału w Konkursie na podstawie złożonych przez Uczestników Konkursu dokumentów. 
5.1.3.    Komisja konkursowa komunikuje się z Uczestnikami konkursu w trakcie jego trwania w formie pisemnej lub dokumentowej, za pomocą ogólnie przyjętych środków komunikowania się tj. - poczty, poczty elektronicznej, zgodnie z podanymi przez Uczestników konkursu adresami, natomiast negocjacje prowadzone będą bezpośrednio lub w formie zdalnej.
5.1.4.    Informacje o przebiegu pracy Komisji, wyjaśnienia i oceny oraz inne informacje dotyczące pracy Komisji konkursowej nie będą ujawniane poza zakresem określonym w Zaproszeniu. 
5.1.5.    Uczestnik konkursu może zastrzec, że przekazane dane, informacje i dokumenty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z przedstawieniem uzasadnienia.

5.2.     Etapy Konkursu 
Konkurs składa się z dwóch etapów: 
5.2.1.    Etap I
1)    W Etapie I Uczestnicy konkursu składają Wnioski o dopuszczenie do udziału w Konkursie według Załącznika nr 3.
2)    Organizator kwalifikuje do Etapu II Uczestników Konkursu, którzy złożyli w terminie Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie, spełniają warunki udziału w Konkursie i nie podlegają wykluczeniu z Konkursu na podstawie pkt 4.3.1. 
3)    Organizator zastrzega, że do II Etapu zostanie zakwalifikowanych maksymalnie 5 Uczestników. 
4)    Wnioski o dopuszczenie do udziału w Konkursie należy składać do dnia 14 sierpnia 2023 do godz. 12:00.
5.2.2.    Etap II
1)    W Etapie II Organizator prowadzi negocjacje z Uczestnikami konkursu zakwalifikowanymi do Etapu II. 
2)    Po zakończeniu negocjacji Organizator przekaże Uczestnikom Konkursu zaproszenie do składania ofert. 
3)    W Etapie II nastąpi składanie Ofert wraz z wniesieniem wadium. 
5.3.    Etap I- Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie
5.3.1.    Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie, sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3, powinien zawierać:
1)    imię i nazwisko lub nazwę oraz adres Uczestnika, adres do korespondencji, telefon kontaktowy, adres email,
2)    oświadczenie, że Uczestnik akceptuje warunki Konkursu określone w Zaproszeniu, 
3)    oświadczenie, że Uczestnik spełnia warunki udziału w Konkursie określone w Zaproszeniu oraz nie podlega wykluczeniu z udziału w Konkursie,
4)    oświadczenie, że Uczestnik jest w stanie jest w stanie oddać do używania PLG samochody na potrzeby usług VIP, służb operacyjnych (Follow me) oraz samochody dla kadry zarządzającej spełniające wymogi specyfikacji zawarte w Załączniku nr 1 oraz w liczbie tam wskazanej, w zamian za usługi marketingowe świadczone przez PLG.
5.3.2.    Uczestnik może złożyć tylko jeden Wniosek.
5.3.3.    Wniosek musi być sporządzony w języku polskim i w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
5.3.4.    Uczestnik składa Wniosek poprzez przesłanie jego podpisanego skanu na adres e-mail: a.kobus@airport.gdansk.pl 
5.3.5.    Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Uczestnika.
5.3.6.    Komisja konkursowa odrzuci Wniosek w przypadku gdy: 
1)    Wniosek został złożony po terminie określonym w Zaproszeniu; 
2)    Wniosek jest niezgodny z Zaproszeniem; 
3)    Wniosek narusza zasady uczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 
4)    gdy Wniosek jest nieważny na podstawie odrębnych przepisów;
5)    Wniosek Uczestnika Konkursu podlegającego wykluczeniu;
6)    Uczestnik Konkursu nie wyraził zgody na poprawienie omyłek we Wniosku. 
5.4.    Uczestnik Konkursu, którego Wniosek został odrzucony, zostaje wykluczony z dalszego postępowania konkursowego.
5.5.    Uczestnik Konkursu może przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie zmienić lub wycofać wniosek. Powiadomienie Komisji konkursowej o wprowadzeniu zmian lub o wycofaniu wniosku musi zostać złożone w formie pisemnej. Koperty będą zawierały dodatkowe oznaczenie „ZMIANA/WYCOFANIE WNIOSKU". Powiadomienie musi zostać dostarczone Organizatorowi przed upływem terminu składania Wniosków, w przeciwnym razie jest bezskuteczne. 
5.6.    Wniosek nie może być modyfikowany lub wycofany przez Uczestnika Konkursu po terminie składania. 
5.7.    Komisja konkursowa może, według swojego uznania, zwrócić się do każdego Uczestnika Konkursu o wyjaśnienie treści jego Wniosku. 

6.    II ETAP KONKURSU 
6.1.    Zaproszenie do II Etapu Konkursu
6.1.1.    Zaproszenia do II Etapu Konkursu zostaną skierowane do Uczestników na piśmie/e-mailem z wyznaczeniem terminu negocjacji, nie krótszego niż 3 dni od dnia przekazania zaproszenia.
6.1.2.    Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek Uczestnika. Przesuniecie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 5 dni za zgodą Organizatora.

6.2.    Negocjacje
6.2.1.    W II Etapie Konkursu przewiduje się przeprowadzenie negocjacji z Uczestnikami zaproszonymi do II Etapu.
6.2.2.    Z Uczestnikami Konkursu dopuszczonymi do II Etapu Komisja konkursowa przeprowadzi negocjacje w zakresie warunków i zasad współpracy. 
6.2.3.    W ramach II Etapu Organizator przygotuje projekt Umowy wraz z załącznikami. 
6.2.4.    Po zakończeniu negocjacji Organizator zaprosi Uczestników konkursu dopuszczonych do II Etapu do składania ofert. Organizator wyznaczy odpowiedni termin na składanie Ofert.
6.2.5.    W zaproszeniu do składania ofert zostaną określone szczegółowe warunki dla składania ofert. 
6.2.6.    Zakłada się, że Uczestnik obowiązany będzie do wyszczególnienia w ofercie wartości każdego swojego świadczenia (oddania do używania) w stosunku do każdego z samochodów wraz z przypadającą na ten samochód wartością serwisu i ubezpieczenia AC, OC i NNW w ujęciu rocznym, a następnie do zsumowania wartości netto tych kwot.

7.    ROZSTRZGNIĘCIE KONKURSU 
7.1.           Rozstrzygnięcia Konkursu i wyboru Partnera Samochodowego dokonuje Organizator, na podstawie rekomendacji Komisji konkursowej, po przeprowadzeniu negocjacji z Uczestnikiem Konkursu w II Etapie Konkursu.  
7.2.           PLG poinformuje Uczestnika, którego Oferta została uznana za najkorzystniejszą, o dacie zawarcia Umowy. 
7.3.           Jeśli Uczestnik, którego Oferta została uznana za najkorzystniejszą nie zawrze Umowy w wyznaczonym terminie, PLG może wezwać do zawarcia Umowy Uczestnika, którego Oferta była kolejną najkorzystniejszą. 

8.    WADIUM 
8.1.           PLG żąda od Uczestników wniesienia wadium w wysokości 20.000,00 PLN (dwadzieścia tysięcy złotych 00/100). Wadium wnosi się przed upływem terminu składania Ofert. Potwierdzenie wniesienia wadium załącza się do Oferty. 
8.2.          Dopuszcza się złożenie wadium w pieniądzu lub gwarancjach bankowych lub ubezpieczeniowych banków lub towarzystw ubezpieczeniowych prowadzących działalność w Polsce. Gwarancje muszą być ważne w dniu, w którym rozpoczyna się okres związania Ofertą, oraz przez co najmniej kolejne 120 dni następujących po tym dniu, a w przypadku przedłużenia terminu związania ofertą - także przez ten okres.
8.3.          Organizator zatrzymuje wadium, jeżeli:
1)    Uczestnik w odpowiedzi na wezwanie Organizatora nie złożył właściwych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki w ofercie, lub
2)    Uczestnik, którego oferta została wybrana, odmówi podpisania Umowy w terminie wskazanym przez Organizatora, przy czym przez odmowę rozumie się również niestawiennictwo przedstawiciela Uczestnika w wyznaczonym przez Organizatora miejscu i terminie podpisania Umowy, lub
3)    zawarcie Umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Uczestnika, którego oferta została wybrana,
4)    Uczestnik zaproszony do II Etapu Konkursu po złożeniu Oferty zrezygnował z uczestnictwa w Konkursie,
5)    Uczestnik wycofał Ofertę lub złożył Ofertę podlegającą odrzuceniu.

8.4.        Zwrot wadium dokonywany jest:
1)    Uczestnikowi, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą - po zawarciu Umowy,
2)    Pozostałym Uczestnikom - po zawarciu Umowy z wyłonionym Uczestnikiem, 
3)    Wszystkim Uczestnikom – po unieważnieniu postępowania.
8.5.           Wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej musi gwarantować Organizatorowi bezwarunkową wypłatę na jego pierwsze pisemne żądanie kwoty wadium, bez jakichkolwiek dalszych zastrzeżeń i warunków oraz nie może zawierać ograniczeń w przenoszeniu wierzytelności z nich wynikających.
8.6.          W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu, należy dokonać wpłaty przelewem na rachunek:
Port Lotniczy Gdańsk Sp. z o.o.
Bank Pekao S.A.
o nr: PL 37 1240 1268 1111 0010 5325 6121 z dopiskiem ,,Wadium - Konkurs na partnera samochodowego Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy ". Wadium musi być uznane na rachunku Organizatora najpóźniej do daty i godziny wyznaczonej jako termin składania ofert. 
8.7.          Wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej należy złożyć w oryginale w siedzibie PLG ul. Słowackiego 200, 80-298 Gdańsk, Sekretariat - II piętro.

9.    TERMINY
9.1.1.    Uczestnik pozostanie związany Ofertą złożoną w II Etapie Konkursu do momentu zawarcia przez Organizatora umowy z Uczestnikiem, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, nie dłużej jednak niż przez 120 dni od złożenia Oferty.
9.1.2.    Organizator zwraca Uczestnikowi Ofertę, która została złożona po terminie. Złożenie Oferty po terminie jest równoznaczne z brakiem złożenia Oferty.
9.2.    W uzasadnionych przypadkach Organizator może zwrócić się do Uczestników, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania Ofertą, o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 
9.2.1.    Uczestnik może zmienić lub wycofać złożoną Ofertę przed upływem terminu wskazanego w pkt 9.2. Wycofanie lub zmiana Oferty następuje w drodze doręczenia Organizatorowi pisemnego pod rygorem nieważności oświadczenia w tym przedmiocie.

10.     PRAWA ORGANIZATORA
10.1.    PLG poprawia w treści Oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Uczestnika. Jeżeli Uczestnik nie wyrazi zgody na poprawienie oferty w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia w tej sprawie, jego Oferta podlega odrzuceniu.
10.2.    PLG zastrzega sobie prawo odwołania lub unieważnienia Konkursu w całości 
lub w części bez względu na etap postępowania konkursowego, bez podawania przyczyn.
10.3.    W trakcie postępowania konkursowego Organizator może zmodyfikować treść dokumentów konkursowych Organizatora, w tym dokonać zmian terminów. 
10.4.    O dokonanych modyfikacjach i zmianach dokumentów konkursowych Organizatora Organizator zawiadomi na swojej stronie internetowej.
10.5.    Organizator może odwołać Konkurs w każdym czasie bez podawania przyczyny. 
10.6.    Podmioty zainteresowane mogą występować do Organizatora o wyjaśnienie treści dokumentów Organizatora dotyczących Konkursu. Odpowiedzi na pytania w sprawie wyjaśnień Organizator będzie publikował na stronie internetowej lub przekazywał wszystkim Uczestnikom konkursu i są one wiążące dla wszystkich uczestników konkursu. 
10.7.    Organizator Konkursu nie zwraca uczestnikom konkursu jakichkolwiek kosztów związanych z ich udziałem w Konkursie.
10.8.    Wszelkie spory, które powstaną w związku z Konkursem lub zawarciem     umowy lub jej treścią, czy też wykonaniem będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku nie osiągnięcia zgodnych rozwiązań, przez sądy powszechne wg prawa materialnego i procesowego polskiego, przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. 
10.9.    Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Uczestnikami ze strony PLG jest Pani Agnieszka Kobus nr tel. +48517 250 669, e-mail a.kobus@airport.gdansk.pl,  w godzinach 8:00 – 15:00.
10.10.    Organizator po rozstrzygnięciu Konkursu, wszelkie dokumenty złożone przez Uczestników konkursu w toku postępowania konkursowego składa do prowadzonego przez siebie archiwum. 
10.11.    Jeżeli w powyższych ustępach nie zastrzeżono inaczej, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Organizator oraz Oferenci przekazują pisemnie lub e- mailem.

11.    RODO
11.1.      Obowiązek informacyjny spoczywający na Organizatorze a wynikający z art. 13 RODO dotyczy osób fizycznych, od których dane osobowe zostały pozyskane w związku z prowadzonym Konkursem.
11.2.      W odniesieniu do osób, o których mowa w pkt 11.1 powyżej, Organizator informuje, że Administratorem ich danych jest spółka Port Lotniczy Gdańsk Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku.
11.3.      Pozyskane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanego z wyborem Partnera samochodowego na podstawie zawartej Umowy w związku z prowadzonym Konkursem.
11.4.      Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja konkursowa w oparciu o przepisy o dostępie do informacji publicznej, podmioty współpracujące z Administratorem na podstawie zawartych umówi przy wykonywaniu czynności związanych z jego działalnością statutowa tj. podmioty świadczące następujące usługi: informatyczne, marketingowe, prawne, sprzedażowe, windykacyjne, księgowe i inne usługi pomocnicze. 
11.5.      Dane osobowe będą przechowywane do czasy zakończenia Konkursu i wyboru Partnera Samochodowego oraz po jego zakończeniu w celach wypełnienia obowiązków przewidzianych przepisami prawa, archiwalnych, dochodzenia roszczeń lub obroną swoich praw, przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych powyżej, bądź do momentu wniesienia przez Uczestnika uzasadnionego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. 
11.6.      W odniesieniu do przedmiotowych danych osobowych decyzje nie będą odejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO. 
11.7.      Osoby, których dane osobowe zostały pozyskane w związku z prowadzonym Konkursem posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych.
11.8.      Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
11.9.      Osobom, których dane osobowe zostały pozyskane w związku z prowadzonym konkursem, nie przysługuje:
a.    w zw. z art. 17 ust. 3 lit.  e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b.    na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 
11.1.      Kontakt z IOD Administratora jest możliwy pisemnie na adres siedziby Organizatora oraz mailowo na adres: iod@airport.gdansk.pl.

12.    WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW (do pobrania niżej) 
Integralną cześć niniejszego Zaproszenia stanowią załączniki:
Załącznik nr 1 – Specyfikacja samochodów;
Załącznik nr 2 – Świadczenia marketingowe;
Załącznik nr 3  – Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie.